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TITELGESCHICHTE men,

TITELGESCHICHTE men, dass das Führen auf Distanz problematisch ist. Es habe an jeglicher Erfahrung gefehlt, wie Führungskräfte die Mitarbeiter kontrollieren und steuern können, ohne anwesend zu sein. Peter Schmidt ist sich sicher: „Wenn das sich einspielt, wird das Thema Homeoffice ein deutlich einfacheres.“ Es gibt nur individuelle Konzepte Eine Firma, die ihr digitales Know-How anderen Unternehmen anbietet, ist die Morgenstern-Gruppe mit Hauptsitz in Reutlingen und Niederlassung in Weingarten. Vorstandsvorsitzender Robin Morgenstern sagt: „Digitale Arbeitsprozesse waren – und das sehen wir auch sehr deutlich an unserer Auftragslage – noch nie so wichtig wie heute“. Es biete sich an, zunächst die Prozesse in der Ist-Situation zu analysieren und anschließend deren Digitalisierung zu priorisieren. Gleichzeitig biete diese Phase auch die Chance, bestehende Prozesse zu überdenken und gegebenenfalls zu optimieren. Robin Morgenstern hierzu: „Wenn der papierbasierte Ablauf bereits ineffizient ist, muss der Prozess nicht nur digitalisiert, sondern im Zuge dessen auch optimiert werden, damit das Digitalisierungsprojekt den gewünschten Effekt erzielt.“ Für das Vorgehen gebe es kein für alle Unternehmen gleichermaßen gültiges Konzept, da jede Organisation unterschiedlich aufgebaut ist. Nur eine individuelle Herangehensweise bringe den erhofften Erfolg bei der Umsetzung eines Workflow-Projekts. Entscheidend bei der Projektumsetzung sei daher ein ganzheitliches Konzept, im Rahmen dessen möglichst alle Abteilungen, die für einen Geschäftsprozess in irgendeiner Form betroffen sind, involviert werden: Welche Prozessbeteiligten müssen zu welchem Zeitpunkt einbezogen werden? Welche Personen oder Abteilungen erhalten welche Rechte? Gibt es Ausnahmen, die der Prozess berücksichtigen muss? Beinhaltet der Prozess sensible Daten, die von bestimmten Personenkreisen nicht eingesehen werden dürfen? Welche Abläufe können parallel stattfinden und welche bedingen einander? Dies seien nur ein paar Fragen, die am Anfang jeder Bestands-Analyse stehen. Ein konkretes Beispiel Robin Morgenstern bringt das Beispiel „Freigabe von Eingangsrechnungen“. In der analogen Praxis vieler Unternehmen befinde sich auf dem Schreibtisch ein Posteingangsfach. Belegdokumente werden in Hauspost-Umschläge gesteckt, um diese an die am Ablauf beteiligte Fachabteilung innerhalb des Unternehmens weiterzureichen. Wenn sich die für die Freigabe verantwortliche Person nicht im Betrieb, sondern im Homeoffice befindet, wird der Brief erst einmal aufwendig zu dieser nach Hause geschickt – oder wird im schlimmsten Fall vergessen und bleibt liegen. Zusätzliche Informationen oder die Info über eine gewisse Dringlichkeit, werden mittels Post-it-Sticker dem Dokument beigefügt. In der Praxis lösen sich diese ab oder bleiben im Umschlag kleben. Jedem sei dabei klar: Der gesamte Ablauf ist fehleranfällig, hat lange Laufzeiten und hohe Kosten. 10

Mittels Implementierung einer geeigneten Lösung könne der komplette Ablauf für die Verarbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen als automatisierter Prozess organisiert werden. Damit ließe sich nicht nur die Prozesslaufzeit deutlich verkürzen, sondern auch jederzeit transparent machen, wie der aktuelle Status einer Rechnung innerhalb der Prozesskette ist. Diese Vorgehensweise eigne sich generell und nicht nur in Zeiten von Homeoffice. „Corona war letztlich in vielen Organisationen der Beschleuniger für die Einsicht, dass digitale Geschäftsprozesse die zwingende Grundlage für unternehmerischen Erfolg sind, um papiergebundene Informationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar zu machen“, so Robin Morgenstern. Firmen sind zurückhaltend Viele Firmen werden von der Bildfläche verschwinden, wenn sie nicht auf den Digitalisierungszug aufspringen. Davon ist Philipp Gotterbarm, Past President der Wirtschaftsjunioren Bodensee-Oberschwaben, überzeugt: „Wer sich mit seinem Unternehmen jetzt nicht digitalisiert, der hat schier keine Daseinsberechtigung mehr.“ Durch die Corona-Pandemie gebe es einen Innovationsschwung, Produkte würden digital schneller an den Markt herangetragen als bisher. Man müsse einen digitalen Vertrieb anstreben, so Gotterbarm. Gerade Unternehmen in seiner Region seien sehr zurückhaltend. „Bisher sind die Firmen erfolgreich gewesen, haben Dinge erfunden und angepackt. Aber diese Zeiten sind vorbei, wenn sie die digitalen Tools nicht nutzen oder gar belächeln“, sagt Philipp Gotterbarm. Vor allem die Mitarbeiter müssten digital fit werden. Das Geschäftsleben müsse umorganisiert werden, damit schneller gearbeitet werden kann. Dabei ist das Homeoffice eine wichtige Komponente. In den Sozialen Medien präsent zu sein, ist unerlässlich. Außerdem könne man einen Webshop anlegen und eventuell Workshops anbieten. Gotterbarm: „Unsere Wirtschaft braucht ein Grundverständnis dafür, was Digitalisierung für Chancen bringt.“ Ein Muss: Attraktive Internetpräsenz Da pflichtet ihm Martin Herrmann zu. Er ist Vorsitzender der Wirtschaftsjunioren und appelliert an die Firmen den Mitarbeitern im Homeoffice Vertrauen zu schenken: „Die meisten arbeiten zu Hause genauso effektiv wie in der Firma.“ Digitalisierung geht freilich weit über das Thema Home Office hinaus. Unternehmen müssten alle für eine attraktive Internetpräsenz sorgen, denn Online-Shopping sei unabdingbar geworden. „Ich glaube, unsere Unternehmen haben im vergangenen Jahr viel in Sachen Digitalisierung getan. Entwicklungsmöglichkeiten sehe ich vor allem im Marketing. Man muss Online-Werbung schalten“, sagt Herrmann. Damit meint er sowohl eine Präsenz in den Sozialen Netzwerken als auch auf anderen Websites. Firmen müssten sich mehr untereinander vernetzen. Sie könnten auf ihren Homepages beispielsweise Werbung einer Firma mit ganz anderen Produkten schalten. Herrmann erklärt: „Wer sich auf der Homepage eines Pharmaunternehmens 11